基础医学研究所科研和教学实验用品采购平台系统
发布日期：2023-01-05
来源：中国医学科学院
1. 平台建设说明
为进一步加强中国医学科学院基础医学研究所科研和教学用试剂、耗材、实验动物、等科研物资的采购管理，规范采购行为，提高教学科研资金的使用效率，实现对科研和教学物资采购的全流程管理，同时规范实验室危化品的安全管理，根据国家有关法律法规和规章制度，结合研究所实际情况，特制定中国医学科学院基础 医学研究所科研物资采购平台系统建设方案。
2. 技术要求
2.1. 操作维护
从目前用户的使用技能、接受程度以及系统的维护成本考虑，软件系统应该具备以下特点：安装部署快速简单；用户端无需暗转；用网络浏览器登录，WEB 操作界面；系统更新、维护只对服务器操作。
2.2. 安全性
对于研究所的安全方面，系统要能保证关键数据的安全性，要能做到信息加密，要能对身份进行辨识，对权限进行严格的控制，要能保证传输过程的安全性，要能 对系统的操作做好系统日志。采购服务平台部署在甲方指定服务器上。
2.3. 可靠性和稳定性
采用微服务架构，系统能够长时间稳定运行不宕机；系统建设分为两个阶段，上
线初期建立核心用户群，对于用户提出的建议及优化及时处理更新，后期系统稳定 期客服热线/微信群提供 7*24 小时服务，保证严重异常 bug 在 1 小时内处理恢复系 统正常使用。 数据库采用双机热备、异地备份技术，保证数据冗余不丢失。
2.4. 拓展性
在系统建设中要满足中国医学科学院基础医学研究所科研物资采购管理的功能需求外，还要考虑系统与其他现有的软件系统的兼容性、起到规范采购审核流程工 作、发展的作用，使得各级部门能够通过这个平台进行采购申请、审批、公示、审核、财务对接、自动化结算、科研系统对接等业务，提高了采购、结算办公效率的数据交换技术，各种技术实现平台及各操作系统之间的数据交换安全、快捷。
2.5. 系统扩展要求
系统具备二次开发能力，具有较强的应用集成能力和扩展能力，采用开放式标准接口。
3. 平台功能要求
3.1. 组织机构及人员管理（角色权限管理）
本系统遵循研究所的现有的组织机构管理模式，在每一层级的机构中有不同的角色和权限，实现三级管理模式（研究所－科室－人员）。系统对接研究所的统一身份认证系统，保证使用本系统的人员身份的合法性和真实性。
3.1.1. 研究所级管理员
研究所级管理员具有平台最高权限，通过研究所级管理员账号可以进行科室、人员管理、供货商管理、新闻管理、投诉管理、合同管理以及数据统计分析。
3.1.2. 科室管理
通过研究所级管理员可以分配科室管理者相应的管理权限，科室管理者或相关部门可以完成院系订单审批功能。
3.1.3. 人员管理
通过研究所级管理员账号可以实现对基础人员的账号管理，主要包含基础人员账号的增加、修改、编辑、删除、密码重置、启用/停用等。
3.1.4. 供货商管理
3.1.4.1 通过研究所级管理员账号可以分配供货商账号，可以对供货商信息进行审核管理，实现对供货商账号的管理（增加、修改、编辑、删除、密码重置、启用/停用）、实时查看供货商资质、管理供货商合同。可对供货商做入围有效期限管理，一般以一年为单位，超过时间，可停用该供货商，该供货商的商品自动下架。同时可以对供货商在平台的各种数据进行统计分析。
3.1.4.2 供货商来源：研究所科研人员推荐和平台建设方现有供货商库。
3.1.4.3 供货商管理：平台建设方为研究所提供供货商管理服务，协助完成供货商的入围工作，并对供货商的质量和售后负责；系统开发商在与入围供货商签订相关协议后，负责对入围供货商进行日常管理和商品的上传审核等管理工作；采用集中支付结算时，负责成交统计和付款材料的收集整理工作。为保科研人员有较好的使用体验，系统开发商可以根据研究所的业务需求为供货商提供增值服务。
3.2. 新闻管理
通过研究所管理员账号可以实现新闻信息的管理，主要实现对新闻的增加、修改、编辑、删除、置顶/取消置顶等功能，新闻展示方式支持图文新闻发布、支持附件的上传和下载。
3.3. 投诉管理
通过投诉管理可以看到老师对供货商的投诉信息，即具体的投诉人信息、投诉时间、投诉的供货商、投诉的原因，并可记录处理投诉事件的处理信息。
3.4. 数据统计分析
3.4.1 订单查询：可以进行“条件查询”和“全文搜索”，“条件查询”可以根据“起始日期”、“截至日期”、“订单状态”、“科室”、“课题组”、“订购人”、“供货商”、“卡类型”、“经费本号”、“验货方式”、“卡级别”、“经费来源”、“来源细目”进行订单查询。
3.4.2 订单统计：按照时间范围、订单金额、订单数量、经费来源等全字段进行统计分析。
3.4.3 订单数量：按照年度时间、月度时间、采购科室、经费来源等全字段进行统计分析。
3.4.4 统计中心：可以进行“按科室统计”、“按供货商统计”、“按课题组统计”统计，统计字段包括“日期”、“科室”、“课题组”、“卡级别”、“卡类型”、“经费来源”、“来源细目”、“经费本”、“验货方式”。
3.5. 课题组人员
课题组的角色有负责人（又称 PI）、课题组成员。PI 是课题组中的最高角色，其可以为课题组成员分配相应的角色：成员。可根据不同角色，设置不同权限。课题组管理主要分为成员管理、经费管理、收货地址管理、个人信息等功能。
3.6. 供货商服务体系
成熟的医学院所或者医院供货商体系，供货商数量不低于 500 家。
3.7. 采购管理
3.7.1. 采购方式
所有科研物资购买均需要通过平台进行，分为平台内采购和数据库外自购。符合研究所规定的情况下，采购者可通过平台提交自购申请（含产品名称、价格、生产商和供货商信息及自购原因等），经平台审批后自行采购。同时，对于非 研究所供货商，须在备案资料提交后，方可供货。
3.7.2. 采购流程
采购者通过账号或者统一身份认证登录管理平台，进行科研物资购买。
1）采购管制类化学品根据研究所具体的管理要求决定是否允许通过平台采购。
2）采购实验用品和服务时，采购者可在平台提交一般采购订单，确认后直接进入采购环节，或提交自购申请，进入自购审批环节，自购后须在管理平台备案。
3）非管制类危化品根据单位内部审批流程进行线上采购审批，并通过危化品识别进行精准的 MSDS 培训。
3.7.3. 审批
平台审批分为两种审批条件，一是采购金额，二是采购品类。采购金额超过单位审批阈值后，需经过审批部门确认后方可进入下一步环节。采购管制类物品需通过研究所安全管理人员审批，具体审批阈值、种类和流程根据研究所要求进行开发和调整。平台根据化学品的 CAS 号和商品名称判断管理类别后直接进入相应的审批流程。
3.7.4. 收货和验货
1）产品订单发出后，供货商确认订单后送货至指定收货点送货，采购者收到货品验收合格后，应及时通过管理平台确认收货，并通过手机程序进行验货和签收。
2）最终流程以研究所相关部门确定的方案为准。
3.7.5. 结算和报账
1）所有采购物资均须在管理平台打印财务认可的带条码的单据作为报账的依据。
2）在管理平台上采购的物资，采购者确认收货后打印财务认可的带条码的单据，凭此清单和发票到财务办理结算和报账。
注：老师汇总结算单时，平台可以智能提醒一个供货商一次结算在指定金额内以内（按照审计要求：购买 1 万元以上要通过主管科研副院长审批）。
3.7.6. 课题组管理
课题组负责人可以通过“我的购物车”、“全部订单”进行课题组采购过程管理，通过“个人中心”进行“经费管理”、“成员管理”、“申请加入课题组”、“个人信息”、“收获地址”等采购经费管理和采购权限管理。
3.8. 电子商城
3.8.1. 基础数据库
3.8.1.1 商品名称标准化管理，每个商品标记品类，化学品关联 MSDS，如三氯甲烷标记为“易制毒化学品”，附使用说明和禁忌，并且根据研究所管理要求限制采购。
3.8.1.2 供货商入驻进行资质审核，供货商数据库、商品数据库、生物试剂库、化学试剂库、化验材料、放射材料、动植物、普通危化品产品数据库、MSDS 库关联
管理，便于检索。
3.8.2. 查询检索
1）快速查询供货商供货商品信息：模糊查询、精确查询。
2）模糊查询通过商品名称关键字等信息进行模糊匹配查询。
3）精确查询是指通过商品完整名称、CAS 号对实验耗材进行精准查询。
4）查询界面采用主流系统查询方式，符合用户使用习惯，方便快捷。
5）可根据销量、价格等排名，供用户快速进行选择。
3.8.3. 购物车
3.8.3.1 平台具有购物车功能，采购过程有进度显示和相关信息推送（邮件、短信、微信），网上购物车可按照产品品牌、供货商、订货人对购物车中的试剂、耗材采购进行分类检索，购物车中的产品信息包含商品信息、货号、包装规格、单价、数量（可编辑进行增加、减少）、总价、交货期、订货人，网上购物车支持对当前商品订单进行删除、收藏操作，同时购物车支持对多个订单批量进行确认。
3.8.3.2 购物车特色功能：如果当前采购的试剂是普通危化品类商品，平台通过特殊颜色字体标注，同时用户可以通过当前化学品 MSDS 链接查看当前化学品相关信息。
3.8.3.3 支持商品举报功能，用户可以对不合规的商品或者供货商进行供货商投诉。
3.8.4. 订单管理
3.8.4.1 订单管理可以按照订单不同状态进行分类查看。
3.8.4.2 订单信息主要包含商品信息、价格信息、订单信息等，供货商和平台用户均可通过订单管理确认在订单流转过程中订单状态。
3.8.5. 结算管理
3.8.5.1 登录平台中可见待确认、待审批、已审批三种不同的结算审批状态，同时结算过程中可见采购产品的品牌、供货商、采购人、产品包装规格以及对应的产品货号。
3.8.5.2 系统可与研究所财务系统、科研系统对接，获取老师的经费信息并根据采购、结算进行经费冻结和解冻。
3.8.6. 验货管理
验货管理分为待验货、已验货、退货三种状态，验货过程中可以清晰地知道商品相关信息。
3.8.7. 评价管理
用户可以对购买商品进行评价。
3.8.8. 订单展示
用户登录到平台可以看到所有的订单展示，即不同时间不同科室不同采购的订单情况（订单内容、采购人、订单金额等）。
3.8.9. 微信方式信息推送
平台可以通过微信公众号（服务号）推送订单状态信息、订单审批信息，实现该功能需要研究所注册微信公众号（服务号），并将微信公众号通过采购系统与研 究所身份认证管理系统整合对接。
3.8.10. 安全教育
安全培训是指当用户采购化学品的时候，平台会弹出 MSDS（化学品技术说明书）供采购者进行学习（强制采购者进行学习、精准安全教育培训）。安全学习是指平 台管理者可以通过建设安全专区对学生、老师进行安全教育和宣传。
3.8.11. 储存管理
经过验货确认的商品自动进入到购买者所属实验室的库存中，使用者可以通过台账管理维护商品信息。管理者可以看到研究所有实验室化学品储存情况，并可以 进行相关统计管理。
3.8.12. 数据统计分析
3.8.12.1 可以对平台形成数据进行多维度、多角度分析，并进一步优化管理工作，为决策提供数据支持。
1) 报表定制，数据准确可靠、动态组合、灵活应用、省时省力。
2) 多维分析、优化经费使用、提升管理水平、指导管理决策。
3) 项目额度、余额解冻
3.8.12.2 根据项目信息判断该项目是否启动额度控制，若启动则进行额度解冻，根据冻结流水号解冻金额必须小于等于冻结金额。
4. 财务和科研管理系统对接
4.1. 财务系统对接
4.1.1. 接口内容
4.1.1.1 依据项目号查询项目信息根据部门号、项目号查询国库信息码、国库项目代码信息。
4.1.1.2 项目余额、额度冻结根据项目信息判断该项目是否启动额度控制，若启动则进行额度冻结，未启动则进行余额冻结，项目余额必须大于等于冻结金额，冻结流水号调用接口方生成，传给接口提供方。
4.1.1.3 查询项目额度根据流水查询额度冻结、解冻明细。
4.1.1.4 查询个人项目信息根据负责人编号查询项目。
4.1.1.5 查询个人余额大于 0 的项目信息根据负责人编号，查询出项目余额大于 0 的项目信息。
4.1.1.6 预约单子状态查询根据流水号查询预约单子状态。
4.1.1.7 删除预约单根据传入的预约单号，删除相关预约凭证，该权限仅限于单据退回或未提交状态。
4.1.1.8 新增预约单
判断预约单信息的合法性，写入财务系统并生成预约单号，预约单号接口提供方生成，调用成功返回预约单号。
4.1.2. 经费管理
4.1.2.1 财务经费同步化
采购系统通过统一身份认证确认身份的唯一性拉取采购平台使用者的财务经费数据，并且根据财务编号识别经费亚类，采购系统只拉取和采购系统相关的经费类型以及对应余额。课题组负责人可设定课题卡是否在系统中处于使用状态或者暂时 停用。课题组 PI 可以设定本课题组任何一个经费的使用权限。课题组在审批新成员时，也需要设定该新成员可使用的经费卡。
4.1.2.2 采购前置选卡
有账号使用权限的采购者在采购商品时需要设定本次采购对应的支付卡，使得采购明细和经费卡对应。课题组在结算时如果负责结算的人员发现课题卡设定有误时，可以进行结算前换卡。
4.1.2.3 冻结
采购人员确认下单后，预设的经费卡中用于采购的金额会被冻结。
4.1.2.4 收货签字
采购平台配有中国医学科学院基础医学研究所专属的微信小程序，采购老师可以用采购平台的账号登录微信小程序。老师在采购过程中的每笔订单都有一个唯一的订单二维码，采购人课题组所有成员均可用自己的微信小程序扫描二维码，用手机签收课题组订单。
4.1.2.5 平台发起结算
采购平台需要配备专职的结算管理服务人员，结算服务人员可以在采购平台管理端发起采购平台全校的结账。平台发起的结账信息会推送给所有有采购记录的课题组，课题组 PI 可以收到统一结算信息。
4.1.2.6 确认结算
课题组收到统一结算信息后可对结算信息进行审核，点击“详情”即可看到本次结算的详细信息，课题组负责结算的老师确认结算信息无误后点击“确认结账单”即可。如果老师采购时预算的课题卡有误，或者课题组有其他经费近期需要支出经 费，老师可以选择“订单换卡”，如有本次结算仍有问题，老师可以选择取消结算。支持“申请代付”。
4.1.2.7 供货商结算
采购老师确认结算信息后，平台结算服务人员将本次结算的汇总信息推送给相关的供货商。一次结算中无论某供货商给研究所多少课题组提供试剂耗材或者服务，采购平台会将本供货商结算的各课题组信息进行汇总，该供货商在一次结算周期中 只需给研究所开具一张发票即可，从而大大降低采购报销和财务结算的工作量。 供货商开具发票后将发票送至采购平台结算服务人员手中，采购平台结算服务人 员在平台系统中核对发票号并确认收票。
4.1.2.8 结账单查询
课题组的 PI 可以查看课题组历史结账单明细。
4.1.2.9 经费卡支出统计
课题组的 PI 可以查看各个经费卡的支出明细。
4.1.2.10 个人发起结算
当课题组有项目急需结算，或者有特殊采购时，采购平台除支持采购平台结算服务人员统一结算以外还可进行“个人发起结算”。由课题组人员自行发起结算，自行收取发票，自行打印平台结算凭证送至财务进行报销。
4.1.2.11 数据统计
实现系统中已有的全部字段组合大数据统计和分析，便于管理部门实时掌控老师的科研经费支出进度和采购数据。
4.2. 科研系统对接
4.2.1. 接口内容
4.2.1.1 经费卡信息对接
采购系统通过学工号读取 PI 名下经费卡列表
4.2.1.2 人员信息对接
采购系统读取科研系统中的科研人员信息，用于采购系统创建账号以及用户登录。
